DIE ELEKTRONISCHE RECHNUNG
Wieder einmal ist Italien der Vorreiter in Europa in Sachen Digitalisierung und führt zum 1. Jänner 2019
die elektronische Rechnung flächendeckend ein.
Damit müssen alle Unternehmen mit Sitz in Italien ihre Rechnungen an Empfänger in Italien in einem
vorgegebenen Format (XML) erstellen und an das von der Agenzia delle Entrate betriebene SDI („Sistema
di Interscambio“) schicken. Dieses kontrolliert die Rechnung und stellt sie dem Empfänger zu. Wenn der
Empfänger unbekannt ist, wird der Absender benachrichtigt und muss diesen seinerseits benachrichtigen.
Als „Adresse“ dient entweder eine PEC-Adresse oder eine eigene, 7-stellige ID (Kombination aus
Buchstaben und Ziffern).
Dieses System gilt auch für Rechnungen an Privatkunden. Für diese sollte das ausstellende Unternehmen
nach wie vor eine herkömmliche Rechnung erstellen und ihm auf anderem Weg zuschicken – das Original
bleibt im sogenannten „Cassetto Fiscale“, das jeder Steuerzahler in Italien hat, liegen.
Dieser Ablauf wurde bereits mit den Rechnungen an die Öffentliche Hand erfolgreich getestet, und viele
Unternehmen haben bereits Erfahrung darin. Auch wir haben bereits seit Jahren ein funktionierendes
System für die Erstellung und den Versand dieser Rechnungen.
Kürzlich hat die Agentur der Einnahmen ein sehr nützliches Dokument über die elektronische Rechnung veröffentlicht: Guida La fattura elettronica e i servizi gratuiti dell'Agenzia delle Entrate
SOFTWARE
Für das Erstellen und Versenden der elektronischen Rechnungen haben wir bereits ein funktionsfähiges
System. Unsere Software kann bereits seit dem April 2015 elektronische Rechnungen erstellen und versenden.
Für den Empfang der elektronischen Rechnungen bieten wir drei Möglichkeiten:
Über den Empfängerkodex unseres Partners Software Hub System. Damit werden alle Rechnungen dort
abgelegt und können dort eingesehen bzw. über eine von uns bereitgestellte Software verwaltet werden.
Über eine bestehende PEC-Adresse. Damit werden die Rechnungen vom SDI direkt an diese Adresse
zugestellt und können bearbeitet werden (gedruckt, an die Buchhaltung weitergegeben, usw.). Es liegt in der
eigenen Verantwortung, diese Rechnung zu archivieren.
Über eine eigens dafür eingerichtete PEC-Adresse. Damit kann ein System von uns automatisiert dieses
Postfach abfragen und die eingehenden Rechnungen zum einen archivieren (bei unserem Partner), zum
anderen im gewünschten Format (XML und/oder PDF) per Email weiterschicken, z.B. an den
Wirtschaftsberater, an die Firma selbst usw. Wer es wünscht, kann jederzeit auf sein digitales
Rechnungsarchiv zugreifen und die Rechnungen von dort abrufen.
Unsere Empfehlung ist auf jeden Fall, für die Zustellung mittels PEC zu optieren. Damit hat jeder selbst
unter Kontrolle, was mit den Rechnungen passiert, und auch der Vermittler bzw. die digitale Archivierung
kann jederzeit geändert werden. Es sollte aber eine eigene PEC für den Empfang eingerichtet werden, und
ggf. sogar mehrere, wenn die Struktur des Unternehmens es erfordert (z.B. verschiedene Betriebssitze)
ABLAUF
Aussteller: Die Rechnung wird mit den notwendigen Daten im XML-Format erzeugt
Aussteller: Die Rechnung wird an ein vom Ersteller beauftragtes Vermittlersystem geschickt
Vermittler Aussteller: Die Rechnung wird nochmals auf formale Korrektheit geprüft
Vermittler Aussteller: Sofern notwendig (nur an die öffentliche Hand) wird die Rechnung digital
unterschrieben
Vermittler Aussteller: Die Rechnung wird im Auftrag des Ausstellers rechtskonform digital archiviert
Vermittler Aussteller: Die Rechnung wird ans SDI übermittelt
SDI: Die Rechnung wird geprüft, unter anderem, ob die Steuernummer des Empfängers als aktiv bekannt
ist
SDI: Die Rechnung wird entweder an den Empfänger übermittelt (wenn PEC), für ihn zum Abholen
bereitgestellt (wenn Empfängerkodex) oder in seinem „Cassetto Fiscale“ abgelegt (wenn weder PEC noch
Empfängerkodex, z.B. bei Privatkunden)
Vermittler Empfänger: Rechnungen mit Empfängerkodex werden abgeholt, digital rechtskonform
archiviert und dem Empfänger bereitgestellt
Empfänger: Holt seine Rechnungen bei seinem Vermittler ab und bearbeitet sie, wenn Empfängerkodex
Empfänger: Bekommt seine Rechnungen zugestellt (wenn PEC) und bearbeitet sie. Er muss die
Rechnungen aber separat rechtsgültig archivieren.